У 2012 році робота архівного відділу Вишгородської райдержадміністрації була спрямована на виконання планових завдань розвитку архівної справи в районі, рішень Уряду України з питань архівної служби, наказів Держкомархіву (Державної архівної служби) України тощо.

У звітному році архівним відділом було проведено наступну роботу:

На виконання наказу Укрдержархіву від 15.08.2012 №145 та наказу Держархіву Київської області від 22.08.2012 №60 було розроблено План заходів щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному відділі Вишгородської райдержадміністрації (листопад).

У травні було здійснено огляд охоронної сигналізації архівного відділу, перевірка її робочого стану. Заходу передував вихід з роботи блоку живлення сигналізації та його заміна.

Згідно Плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2010-2014 роки у 4 кварталі було проведено перевіряння наявності 14 фондів архівного відділу (4528 од. зб.)  та 10 од. зб. в установі списку №1.

Протягом року установи району упорядкували 779 од.зб. управлінської документації, 120 од. зб. тимчасового зберігання та 713 од. зб. з особового складу.

У жовтні було заключено договір на обслуговування сторінки архівного відділу на веб-сайті «Електронна мережа архівів Київщини». Наповнення сторінки інформацією триває.

Впродовж звітного періоду на адресу архіву надійшло 587 звернень. Основну їх тематику становили земельні та майнові питання, заробітна плата та трудовий стаж, а також реєстрація статутів установ, підприємств та організацій.

У звітному році установами-фондоутворювачами було схвалено 1 номенклатуру справ, погоджено описи справ на 427 од. зб. управлінської документації та на 288 од. зб. документів з особового складу, передано на зберігання до архівного відділу 29 справ. Перевіряння установ архівним відділом не проводилося.

Користувачам для роботи у читальному залі було надано 67 од. зб.

Читальний зал як приміщення в архівному відділі відсутній. Робота з документами здійснюється користувачами в робочому кабінеті начальника відділу.

Реєстрація нормативно-правових актів, зокрема прейскуранту цін, в управлінні юстиції не здійснювалася. Платні послу не впроваджено.

Судові позови, пред’явлені до відділу, відсутні.

Архівний відділ судових позовів не пред’являв.

Особи не притягалися до адміністративної відповідальності за порушення законодавства про НАФ та архівні установи.

На 2013 рік погоджено одну номенклатуру справ (управління статистики у Вишгородському районі).

1. Основні організаційні заходи

На початку звітного року архівним відділом було підготовано проект доручення голови адміністрації щодо приведення установами списку №1 у відповідність до чинного законодавства інструкції з діловодства. У січні на розгляд колегії райдержадміністрації було подано програму щодо створення Трудового архіву в районі. Проект було прийнято та направлено до сесії районної ради.

З метою виконання Розпорядження Президента України  та розпорядження голови Київської облдержадміністрації протягом року проводилась робота по створенню Трудового архіву та розширенню штатної чисельності архівного відділу. З цього приводу архів неодноразово звертався до голови адміністрації у доповідних записках, проте конкретних зрушень у вирішенні зазначених питань на даний час немає.

Окрім зазначених вище, також голові адміністрації була направлена чергова доповідна записка про необхідність розширення площ архівосховищ: проведення ремонтних робіт підвального приміщення адмінбудівлі та розміщення у них сховищ архіву. Дане питання перебуває на контролі керівництва з 2010 року, проте роботи із реконструкції майбутніх приміщень досі не розпочинались.  

Протягом звітного періоду архівним відділом надавалася до адміністрації інформація щодо: виконання доручення голови адміністрації щодо погодження установами списку №1 інструкцій з діловодства, стан роботи із зверненнями громадян тощо.

У лютому поточного року спільно з райдержадміністрацією було проведено семінар з питань розробки установами інструкцій з діловодства. Підчас виступу слухачів було ознайомлено з нормами, визначеними Типовою інструкцією, основними документами, що регламентують діяльність служб діловодства та архівного підрозділу, загострив увагу на проблемних питаннях, що найчастіше виникають під час співпраці.

Начальник архівного відділу присутній на розширеному засідання колегії Державного архіву Київської області (лютий), а також виїзному засіданні ЕПК Держархіву Київської області у квітні (м. Вишгород), а також на конференції у м. Бориспіль..

Протягом року постійно начальник відділу відвідував засідання колегій Вишгородської райдержадміністрації та сесії районної ради.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

Документи, що зберігаються в архівному відділі, вцілому мають задовільний фізичний стан. Уражень пліснявою та грибком немає. Справи зберігаються у картонажах в сухому приміщенні, оптимально розміщені на стелажах у сховищах. Регулярно проводиться вологе прибирання приміщень, знепилення стелажів та виміри температурно-вологісного режиму. Резерв коробок для зберігання документів вичерпано, сховища перевантажені (102%).

У звітному році було перевірено наявність 4528 од. зб. у 14 фондах, а  також наявність 10 справ, що зберігає установа-фондоутворювач.

У звітному році до архіву не надходили нові фонди. Протягом року прийнято 3 частини фондів (60 од. зб.).

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

Заплановану переробку описів по фонду «Колекція з виборів…» не проведено, оскільки Абрамівська виборча комісія і досі не передала на зберігання власні документи. Продовжено роботу із створення каталогу по фонду «Вишгородська районна державна адміністрація». Переробку опису №1 фонду «Вахівська сільська рада та її виконавчий комітет» у звітному році було розпочато, проте не завершено.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

У звітному році було погоджено 5 номенклатур справ, із них: 4 - установ списку №1 та №2, та 1 установи списку №3. Окрім того було погоджено 11 інструкцій з діловодства, 4 положення про архівні підрозділи установ та 2 положення про ЕК установ.

5. Використання інформації документів НАФ.

У звітному році на сайті райдержадміністрації було розміщено on-line виставку до 26 роковин Чорнобильської трагедії (за документами архівного відділу).

Іноземні користувачі в читальний зал не звертались. Тематика роботи користувачів вцілому стосувалася робочих питань.

Протягом року читальним залом було прийнято  3 користувача, яким видано 67 справ.

Протягом звітного року до відділу звернулося 79 громадян з запитами щодо підтвердження трудового стажу.

На сайті райдержадміністрації функціонує сторінка архівного відділу. Також у звітному році було відкрито власний розділ в системі «Архіви Київщини».

Основну тематику соціально-правових запитів як завжди  склала заробітна плата. Різкого збільшення або ж зменшення у наступному році не очікується.

Начальник архівного відділу                                           Т. В. Клименко

28.11.2012